Audyt procesów w firmie: sprawdzamy na miejscu, gdzie ucieka czas
Zamówienia z maila ktoś przepisuje ręcznie do ERP. Stany magazynowe są w Excelu, który zna tylko jedna osoba. Miesięczny raport zajmuje dwa dni. Znasz to z własnej firmy? Zacznij od audytu procesów.
To nie audyt finansowy ani certyfikacja ISO. Sprawdzamy, jak praca przepływa między ludźmi i programami.
Przyjeżdżamy do Twojej firmy na jeden albo trzy dni. Rozmawiamy z ludźmi i patrzymy, jak pracują z programami i danymi. Potem dostajesz raport: co działa, co hamuje pracę i od czego zacząć zmiany.
- od 2 900 zł
- netto, dojazd na Śląsku, w Małopolsce i na Dolnym Śląsku w cenie
- 1 lub 3 dni
- u Ciebie w firmie
- 5 lub 10 dni roboczych
- do raportu
Dla kogo jest audyt procesów
Dla małych i średnich firm, w których pracy przybywa szybciej niż porządku w danych i programach. Najczęściej to firmy od 10 do 250 osób.
Produkcja
Zlecenia, materiały i terminy są w kilku arkuszach. Nikt nie widzi całości bez dzwonienia po działach.
Handel i hurtownie
Zamówienia przychodzą mailem, telefonicznie i przez platformę. Każde trzeba przepisać ręcznie.
Usługi
Oferty, umowy i faktury powstają w różnych miejscach. Status zlecenia zna tylko jedna osoba.
Sklepy internetowe
Sklep, ERP, magazyn i księgowość nie są połączone. Stany się nie zgadzają, a klienci czekają.
Ile kosztuje audyt procesów?
Masz do wyboru dwa pakiety. Różnią się czasem u Ciebie w firmie i liczbą działów, które sprawdzamy.
Audyt Start
2 900 zł netto
- 1 dzień u Ciebie w firmie
- Dla firmy do ok. 30 osób albo 1–2 działów
- Raport w 5 dni roboczych
- Rozmowa wstępna online i omówienie raportu
- W raporcie: mapa procesów, lista problemów z priorytetem, propozycje zmian i plan wdrożenia
Audyt Rozszerzony
6 900 zł netto
- 3 dni u Ciebie w firmie
- Dla kilku działów albo lokalizacji, ok. 30–250 osób
- Raport w 10 dni roboczych
- Rozmowa wstępna online i omówienie raportu
- W raporcie to samo co w Audycie Start, dla każdego sprawdzonego działu lub lokalizacji
Ceny netto. Dojazd na Śląsku, w Małopolsce i na Dolnym Śląsku jest w cenie. Jeśli zlecisz nam wdrożenie, całą kwotę audytu odliczamy od ceny wdrożenia. Nie wiesz, który pakiet wybrać? Zaznacz w formularzu „Nie wiem, doradźcie”.
Co sprawdzamy podczas audytu procesów
Patrzymy na to, jak praca naprawdę przechodzi przez firmę. Nie na to, jak opisuje ją procedura.
- Przepływ zamówień – od zapytania klienta do wysyłki i faktury. Gdzie zamówienie czeka i kto je przepisuje.
- Dane – gdzie są, kto je wprowadza i ile razy to samo wpisuje się w różne miejsca.
- Programy – ERP, sklep, CRM, księgowość, poczta. Co jest połączone, a co działa obok siebie.
- Ręczna praca – kopiowanie, przepisywanie, sprawdzanie „na oko”, wysyłanie tych samych maili.
- Excel – które arkusze są kluczowe i co się stanie, gdy osoba, która je zna, pójdzie na urlop.
- Wąskie gardła – miejsca, w których praca się zatrzymuje albo zależy od jednej osoby.
Jak przebiega audyt procesów
- 1Rozmowa wstępna onlineOk. godziny. Ustalamy, które procesy są najważniejsze, z kim rozmawiamy i jakie programy zobaczymy.
- 21 albo 3 dni u Ciebie w firmieRozmawiamy z osobami, które wykonują pracę. Patrzymy, jak korzystają z programów i arkuszy.
- 3Raport w 5 albo 10 dni roboczychSpisujemy, co zobaczyliśmy, i układamy propozycje według priorytetu.
- 4Omówienie raportuPrzechodzimy przez raport razem z Tobą. Ty decydujesz, co i kiedy wdrażać – z nami albo bez nas.
Co dostajesz w raporcie
Raport dostajesz na piśmie. Każdy zawiera te elementy:
Mapa procesów
Prosty schemat każdego sprawdzonego procesu, np. od zapytania klienta do faktury. Kto, co robi, w jakim programie i w jakiej kolejności.
Lista problemów z priorytetem
Np. miejsca, w których dane wpisuje się dwa razy, zamówienie czeka albo wiedzę ma tylko jedna osoba. Od tego, co zabiera najwięcej czasu.
Programy i połączenia
Jakie programy działają w firmie, co udostępniają przez API albo eksport danych i co da się ze sobą połączyć.
Propozycje zmian
Konkretne zmiany z szacowanym nakładem pracy i kosztem. Także takie, które nie wymagają nowego programu.
Plan wdrożenia
Kolejność kroków i informacja, czy wystarczy zmiana organizacji, połączenie programów, automatyzacja czy AI.
Czym płatny audyt różni się od bezpłatnej konsultacji?
Na konsultacji opowiadasz o firmie, a ktoś słucha. To dobry początek, ale widzi tylko to, co opiszesz.
Na audycie siedzimy przy biurkach Twoich ludzi. Widzimy, gdzie dane są przepisywane i gdzie praca czeka. Dostajesz raport na piśmie, który możesz wdrożyć z nami, sam albo z inną firmą.
Zanim zamówisz audyt, możesz zadzwonić albo napisać. Powiemy, czy audyt ma sens w Twojej firmie. Po wdrożeniu możemy zostać przy systemach w pakiecie opieki.
Odliczamy od wdrożenia
Gdy wdrażamy zmiany z raportu, całą kwotę audytu odliczamy od ceny wdrożenia.
Dlaczego audyt u nas
Znamy IT od środka
Jesteśmy programistami. Wiemy, co da się połączyć i ile to kosztuje.
Łączymy programy
Łączymy każdy program, który ma API albo eksport danych. Na audycie sprawdzamy, czy Twój program da się podłączyć. Pracowaliśmy m.in. z JTL, Xentral i Pickware, czyli systemami ERP i magazynowymi używanymi w sklepach w Niemczech.
Integracje systemów →Od 2014 r. dla firm z Niemiec, Austrii i Szwajcarii
Stamtąd pochodzą nasze referencje. Tamtejsze firmy powierzają nam systemy, z których żyją. Ok. 20 z nich jest pod naszą stałą opieką.
Zobacz referencje →Szukamy prostych rozwiązań
Czasem wystarczy zmienić kolejność kroków. Wtedy nie sprzedamy Ci nowego systemu.
Najczęstsze pytania o audyt procesów
Czym audyt procesów różni się od audytu wewnętrznego albo finansowego?
Nie sprawdzamy finansów, zgodności z przepisami ani norm ISO. Sprawdzamy, jak praca przechodzi między ludźmi i programami: gdzie się zatrzymuje, gdzie dane są przepisywane i co da się uprościć.
Ile kosztuje audyt procesów?
Audyt Start kosztuje 2 900 zł netto, Audyt Rozszerzony 6 900 zł netto. W cenie jest rozmowa wstępna, czas u Ciebie w firmie, raport i jego omówienie. Dojazd na Śląsku, w Małopolsce i na Dolnym Śląsku też jest w cenie.
Który pakiet wybrać?
Audyt Start wystarcza firmie do ok. 30 osób albo 1–2 działom. Audyt Rozszerzony jest dla kilku działów albo lokalizacji, zwykle w firmach od ok. 30 do 250 osób. Nie wiesz? Zaznacz w formularzu „Nie wiem, doradźcie”, a dobierzemy pakiet na rozmowie wstępnej.
Ile czasu zajmie to moim pracownikom?
Z każdą osobą rozmawiamy zwykle od kilkudziesięciu minut do godziny. Resztę czasu patrzymy, jak pracuje. Nie zatrzymujemy firmy.
Jak szybko dostanę raport?
Po Audycie Start w ciągu 5 dni roboczych, po Audycie Rozszerzonym w ciągu 10 dni roboczych od ostatniego dnia u Ciebie w firmie.
Co, jeśli nie zlecę Wam wdrożenia?
Nic się nie dzieje. Płacisz tylko za audyt, a raport jest Twój. Możesz go wdrożyć sam albo z inną firmą. Jeśli wdrażasz z nami, kwotę audytu odliczamy od ceny wdrożenia.
Co, jeśli audyt nie pokaże nic do poprawy?
Też dostajesz raport z mapą procesów. Wiesz wtedy, że praca jest dobrze ułożona. Nie dopisujemy problemów, żeby sprzedać wdrożenie.
Jak przygotować firmę do audytu?
Na rozmowie wstępnej ustalamy, z kim rozmawiamy i jakie programy zobaczymy. Uprzedź te osoby o wizycie i poproś, żeby w tym dniu pracowały jak zwykle.
Czy przyjeżdżacie poza Śląsk, Małopolskę i Dolny Śląsk?
Tak, ale wtedy dojazd nie jest w cenie. Koszt ustalamy przed audytem. Rozmowę wstępną i omówienie raportu możemy zrobić online.
Czy po audycie trzeba będzie kupić nowy program?
Niekoniecznie. Często da się lepiej wykorzystać to, co już masz, albo połączyć istniejące programy. Nowy system proponujemy tylko wtedy, gdy obecny nie wystarcza.
Co z poufnością danych?
Na życzenie przed audytem podpisujemy umowę o zachowaniu poufności. Dane oglądamy na miejscu i nie kopiujemy ich bez Twojej zgody.
Jaka firma jest za mała na audyt?
Najwięcej korzyści widzimy w firmach od ok. 10 osób. W mniejszych często wystarczy krótka rozmowa. Napisz, doradzimy uczciwie.
Umów audyt procesów w swojej firmie
Napisz kilka zdań o firmie i o tym, co przeszkadza najbardziej. Wybierz pakiet albo zaznacz „Nie wiem, doradźcie”. Odezwiemy się, żeby ustalić termin rozmowy wstępnej.
Masz firmę w Gliwicach, Katowicach, Krakowie albo we Wrocławiu? Zobacz, gdzie przyjeżdżamy.